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地勘单位企业化背景下的办公自动化

2015-11-5 16:29:50 来源:中国矿业报 作者:白松艳

西北有色地质矿业集团有限公司(以下简称“西北有色地矿集团”)是按照陕西省政府的要求,由原西北地质勘查局整体转企改制成立的企业,完全按照现代企业制度和市场规则,全面参与市场竞争,实行企业化运作。全面转企后,对地勘企业的综合管理提出了新的更高的要求。作为基础管理的一项重要内容,传统行政办公系统包括文书档案管理工作已经不能适应现代企业对效率的要求。为此,西北有色地矿集团立足自身实际,综合地勘单位行业特点,自主研发设计了一套协同办公管理系统(OA系统),于2013年8月投入使用,该系统涵盖包括任务管理、文档管理、档案管理、综合管理、考勤薪资管理、考核管理、借款报销管理模块,并已覆盖西北有色地矿集团本部所有部门及下属单位和矿山企业。办公系统的上线运行,规范了工作流程,提高了工作效率,标志着西北有色地矿集团朝着科学化、规范化、无纸化的全新办公管理模式迈出了关键的一步,使西北有色地矿集团步入了网络管理、信息化管理、现代化管理的新阶段,文书档案管理更加规范高效,文书档案的收集、归档更加齐全完整。下面就地勘单位企业化背景下的办公自动化进行探讨交流。

一、办公自动化系统下文件的办理过程

因办公网络化,根据保密规定,办公系统不能处理涉密文件。因此,首先将文件分为涉密文件和普通文件。对于涉密文件,按保密规定办理。对于普通文件进入OA系统进行办理,并通过系统下“文档管理”模块的收文、发文、通用审批进行全流程电子化办理。

1.收文办理过程。收文办理包括扫描、登记、文件流转等环节。首先,扫描纸版文件,登记OA系统下“收文批阅单”,上传先前扫描好的文件,至此,纸质文件已转化成电子文件;其次,按照OA系统设定好的程序,将“收文批阅单”进行逐级流转,流转过程中的相关信息自动记录在“收文批阅单”中,流转结束后的“收文批阅单”、电子文件、流转信息存储在OA系统的服务器中。

2.发文办理。发文办理包括拟稿、核对、会签、复核、签发、编号、印制、分发等环节。拟稿人在OA系统中填写“公文稿首页纸”,上传发文草稿,经过核对、会签、复核、签发、编号、排版、盖电子印章等环节,OA系统将发文流转过程记录在“公文稿首页纸”中,包括修改痕迹、批示意见、标题、文号、成文日期等重要信息,流转结束后的“公文稿首页纸”、电子正文存储在OA系统的服务器中。

3.通用审批。通用审批是指申请人申报报送类材料需使用单位印章、领导手签章等进行审批的流程。由申请人在OA系统中填写“通用审批单”,包括申请人姓名、所属部门、事由、日期等,上传文件材料,由领导审批后盖章报出,流转结束后的“通用审批单”、上传附件存储在OA系统的服务器中。

二、办公自动化下文书档案的流转、收集、归档特点

1.OA系统使文件处理更加高效化。地勘单位的运行模式基本是,局级机关负责对所属地勘单位进行宏观业务指导,各地勘单位负责具体业务实施。而局所属地勘单位的驻地往往较为分散,而一些地勘单位所办矿山企业更是处在交通相对不便的山区。对一些较急的处理事项,往往因为纸质文件在局队之间的传递缓慢或处室之间的流转衔接而影响工作进度。办公自动化后,西北有色地矿集团要求机关各部门、所属各地勘总队、各矿山企业的文件材料统一在OA系统下处理,文件处理不受时间、空间、人为因素等限制,可以达到电子公文瞬间及时准确传递。文件处理的信息和时间节点被详细记录在OA系统中,相关领导、相关部门、经办人员可通过OA系统随时了解和掌握文件的处理过程,跟踪文件的处理进度。各相关领导、各主办部门以及协办部门可通过OA系统同时收到电子文件,节省大量人力、物力的同时,也大大压缩文件的流转时间,极大地提高了工作效率。为了能够达到对文件的时时处理,西北有色地矿集团还开发引入手机OA系统和手机短信提醒服务,以达到对公文及相关事宜的随时随地办理。OA系统中,还明确了公文运转各个环节的责任和时限要求,办公室可根据文件督办要求,对文件进行全程督办。

2.OA系统促进文件处理程序化。OA系统研发前期,信息档案部门对机关各部门、所属各地勘总队、各矿山企业进行广泛调研,充分听取OA系统使用者意见,了解掌握文件处理流程,让OA系统的设计流程更加方便、快捷、有效,更加符合地勘单位的工作实际。OA系统中的文件必须严格按照设定的程序进行流转、办理,文件办理流程不可人为进行更改、不可跨越。使公文处理从地矿集团(局)机关到各地勘总队再到矿山企业完全按照刚性规定规范化、一致化、程序化进行办理,实现了对文件的处理公开透明,严格按程序、按制度办理,有效防止了部门之间的推诿扯皮,也有效防止部分单位和部分工作人员对公件处理的随意性,杜绝了人为的失误,提高了文件办理的准确性。使全集团上下(局)文件处理的清晰准确、督办及时到位。对公文的快速规范办理,还能提高工作人员的档案意识,使兼职档案人员能在意识上主动自觉、效率上努力提高,促进文书档案及时收集整理归档。

3.OA系统促进文件处理标准化。按照党政机关公文格式新标准,西北有色地矿集团(局)机关、各地勘总队、各矿山企业制定了统一标准的电子化收文批阅单、电子化公文稿首页纸和电子化发文红头纸,设定了规范统一的发文字号,要求全集团(局)严格按照公文新标准、新规范执行。实现了全集团(局)上下公文文本的统一,极大地方便机关、各地勘总队、各矿山企业文书档案的收集整理、规范装订和归档保管,促进文书档案管理标准化。

OA自动化办公系统改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现电子化文档流转,提升工作效率,节省了人力、物力和工作费用,极大地方便了实现局队两级甚至是三级管理模式下的地勘单位办公。但在应用中仍需进一步优化,使办公系统流程更加适应新形势、新情况。同时,近年来,西北有色地矿集团从事文秘工作新手较多,需进一步加强文秘人员计算机、档案知识培训,熟悉文件材料归档制度、归档范围和保管期限表,提高文秘人员的业务素质,以便更好地使用和改进OA自动化办公系统,使公文处理的质量和水平进一步提高,促进文件的收集归档更加规范高效、齐全完整。□

(作者单位:西北有色地质矿业集团有限公司)

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