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浅论地质档案的信息化管理

2017-3-24 15:37:04 来源:中国矿业报 作者:谢艳玲

摘要:地质档案是记录地质信息资源的载体。伴随着信息技术的更新和发展,传统的地质档案管理模式已经难以满足如今数字化和信息化高速发展对于地质档案的全新需求。目前,地勘单位的档案数据管理,存在职责不明、保存不妥的现象,造成了不良后果和严重损失。虽然地质档案信息化管理工作面临着巨大挑战,但同时,也和机遇并存,特别是信息技术的快速发展给地质档案管理带来了新的发展模式和成长动力。只要充分发挥地质档案管理人员的积极性,努力开发新的地质档案信息管理系统,完善地质档案的管理方式,地质档案管理将揭开新的篇章。

随着信息技术的快速发展,一个信息化、网络化、数字化的新时代来到了。在新的历史时期,地质资料档案事业作为社会主义经济发展建设的重要组成部分,务必迅速、有效地为社会各行各业提供地质资料档案信息,充分发挥地质资料档案在社会经济建设事业中的作用。因此,如何在纸质地质资料档案与电子地质资料档案的变革中,建立起与之相适应的管理与服务模式,是每一位地质资料档案工作者必须考虑的问题。

一、地质档案部门实施管理信息化的重要性

地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程,而地勘单位的信息化建设与档案是密不可分的。地质档案数据是在地质勘查活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。它既是野外勘测过程的真实反映和记录、地勘经济发展的重要基础和依据,也是单位维权的凭证和依据。随着社会信息化的飞速发展,地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化,特别是以地质找矿项目为中心所形成的档案材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求。而一个完整的地质项目,要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,要经过上级部门的审批和验收,因此收集整理符合标准的数据文件显得尤为重要。

档案信息化是发展的趋势

档案信息化是运用现代信息技术,加强地质档案信息资源的收集、整理、开发、利用。地质档案信息化建设,是一个信息数字化建设的过程,也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。它给地质部门传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数字库建设,开展公众档案信息网上查询服务,加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。因此,档案信息化建设是地质档案发展的必然趋势。

档案信息化拓展了档案工作更大的服务空间

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用,开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言,现代化管理手段储存的各种信息,更便于利用和开发,也能产生更广泛的社会效益。

二、科学认识地质档案信息化的内涵

资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程,行业不同,信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇,地勘单位与其他企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。为提高地勘单位的整体素质,推动地勘单位的改革与发展,充分利用好信息化这个武器,走出一条适合自己的信息化建设之路。

地质档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体实现

国家信息化战略是一项规模浩大的系统工程,涉及农业、工业、科技、国防等各行各业和社会活动的各个方面。信息资源、信息网络、信息技术、信息产业、信息化人才、信息化法规和标准是国家信息化体系的基本要素,地区信息化、行业信息化则是国家信息化全局的有机组成部分。地质档案信息化作为国家信息化在档案领域的具体实现,服从国家信息化全局,在整个战略规划框架下系统、有序地展开。地质档案信息化的目标、任务、内容取决于国家信息化全局的发展需要,具有明显的时代性和社会性特征。

档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合

地质档案工作的根本目标是满足社会对地质档案的管理、利用需求。传统的档案业务模式是在原有档案工作手段的基础上发展起来的,其合理性基于使用已有手段最大限度地满足社会档案需求。计算机、网络等现代信息技术手段的引入,极大地改变了档案业务的程序和模式,但并未因此改变档案工作的社会使命。信息化只是手段的变化,而非目标方向的革命。数字环境下档案工作的根本目标,依然是最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求,信息化所要追求的正是如何最大限度地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。从这个意义上说,档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合,是传统档案业务向网络环境的迁移。

档案信息化是一个不断发展的动态过程

随着信息技术的不断发展,技术手段和技术环境不断变化,不同时期,档案信息化建设的目标、任务和要求是不同的。但在某一时期特定的社会环境下,受制于技术、经济条件和人文基础,我们设定的档案信息化目标,确立的档案信息化建设任务却是现实的、具体的,并相对稳定的。在动态变化的背景下,档案信息化建设的目标不可能一步到位。

档案信息化涉及信息技术和人文环境两个层面,具有十分丰富的内涵

如前所述,档案信息化是现代信息技术手段对管理目标的支持,因此,技术、管理以及作为其社会基础的人文环境在档案信息化过程中始终交织在一起,使档案信息化建设具有了不同于传统档案工作的新的内涵,这从上述对档案信息化的种种界定中可见一斑。

地质科技档案信息包含了矿产资料的重要信息,也是人们对矿产分布以及地壳运动的探索研究成果。它是重要的信息资源,具有重要的战略地位。当今社会,谁拥有了更多的信息,谁就掌握了主动权。

信息社会把地质部门档案管理推进到一个新的发展时期。而对信息技术的挑战,档案管理应真正实现信息化。总之,只要树立牢固的服务意识,切实加强地质档案信息资源的开发利用,就能为社会提供更好的服务。

三、对信息化地质档案部门的要求

地质档案资料是前辈在不断地探索与汗水中取得的重要成果。每个地勘单位对档案室投入成本情况不一,多数勘查部门的档案室连一台电脑都没有,更不要说进行数字化检索和管理了。这与当前飞速发展的时代是不相适应的。现今地质报告,包括测量、物探、水文、工程、地质矿产等各专业地质报告,按上级规定均以数字化形式上交评审,否则不予受理。但评审备案证明获得后,地勘单位并未将有关报告的电子文档部分归档管理,只是将复制的数字化报告和原始地质资料存档。这是不正常和不应出现的脱节现象,也是当前档案管理的漏洞。

加强管理,加大资金投入

由于有关部门以及管理工作者对于地质科技档案的认识不足,未能充分认识到资料的重要性,也没有将其纳入日常工作的流程范围内,这就使得地质档案资料的管理工作发展滞后。相对而言,管理资金也投入不足,严重影响了现代化管理工作的顺利实施。在加强管理的同时,有关领导要提高认识,制定切实的条例规范来保证管理工作的顺利进行。要加大资金投入,配备现代化的技术设备,根据档案室人员配制一定比例的电脑,并进行培训,使他们紧跟时代步伐,将实现本单位地质档案电子化落到实处。

提高地质资料档案工作人员专业技能和素质

地质资料档案工作人员的自身素质高低,直接决定了其业务能力的强弱。要提高管理人员的专业素质以及职业道德,要求他们具有较高的法律、政策的理念,专业的知识以及良好的职业道德。提高地质资料档案工作者素质,是加速地质资料档案科技进步,推动地质资料档案事业发展的关键。在信息时代,地质资料档案工作人员在思想意识上要更新服务理念,跟上社会发展的步伐,树立竞争意识,努力学习,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,提高自身素质,运用地质资料档案学科新理论、新技术,指导和改进地质资料档案工作,努力培养适合地质资料档案馆数字化和现代化需要的复合型人才,既科学地钻研理论与知识,又能熟练地应用数字化技术、存储技术等专业技能。

建立检索系统

对于浩如烟海的地质资料,建立检索系统更为快捷、方便。检索内容包括:资料的专业门类、工作方法分类、矿种不同分类、勘查时限分类、地区分类以及归档时间分类等。

建立电子资料库

无论新、旧资料都要归入总电子资料库,这是档案信息化管理的重要内容。包括所有专业报告的原始资料和报告审批文、图、表,以及备案证明等附件。原始资料可以扫描件形式一并存档,每一份资料必须刻制完整光盘,以防电脑病毒造成资料丢失和损毁。

电子文档的保密

勘查单位的地质资料包括电子文档均需要保密。因而电子资料库的保密工作必须加强。配制电脑须由专人负责,其他人按指令存取档案,不得进入主电脑。主电脑资料库编制“双密钥码”,做到人到开机,人走关机,保密到位。

四、实现地质档案信息化管理的途径

创新工作方式

构建网络体系

随着科学技术的发展,社会经济建设越来越离不开地质资料信息服务。现代计算机网络技术的发展应用,使地质资料档案信息检索在手段、途径、范围和检索的效率上都发生着根本的变化,这就要求我们地质资料档案工作者树立为社会广大利用者服务的思想,加强服务宣传,强化网络设施建设,改善服务场所环境。建立地质资料档案馆内部局域网,并接入外部网或者互联网,这是信息化建设得以进行的基本条件。

建立地质资料档案服务网站,开展网上服务

这将成为地质资料档案管理服务的一种重要形式。地质资料档案管理服务要以网站为基础,进一步加快地质资料档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设;在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现地质资料档案信息资源数字化,地质资料档案信息服务网络化。

拓展服务领域

随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设都越来越离不开地质资料档案信息服务。积极开展地质资料档案信息服务的社会化,由主要为地勘内部的服务转化为向社会全方位服务。

积极主动服务,严格规范管理,强化服务意识,提高办事效率,加强对拉动内需项目,更加及时主动地提供服务。主动到有关项目主管单位、施工单位、设计单位上门调查研究、了解用户需求,有针对性地提供服务。主动与有关部门和项目承担单位沟通联系,积极为各类环境保护工程建设项目提供地质资料服务。

档案信息电子化,纸质档案数字化

所谓档案信息电子化,是以馆藏档案数据纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案进行收集、筛选、加工,使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文件数据提供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化,充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,以便于存储查找和利用,既是地质工作的现实要求,也是档案管理必然走向。因此地勘单位必须快速更新观念,迅速实现档案工作网络化,为地质找矿工作服务,推动其他各项工作的现代化进程。□

(作者单位:湖南省地勘局418队)

编辑:宫莉

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